Порядок відновлення трудової книжки і оформлення її дубліката. Відновлення трудової книжки після втрати

Трудова книжка – важливий документ, який відображає найбільш повну інформацію про трудову діяльність громадянина і веде літочислення з першого трудового дня свого власника.

У Російській Федерації трудова книжка необхідна при прийомі на нове місце роботи, а також є підставою для, тому її втрата завжди чревата негативними наслідками, перш за все, для власника.

Оскільки в житті ні від чого не можна бути застрахованим, слід знати, як відновити трудову книжку, якщо вона загублена і де її можна відновити.

Розглянемо, як відновити трудову книжку при втраті.

Якщо трудові книжки були втрачені роботодавцем масово, на підприємстві створюється спеціальна комісія, яка буде займатися питаннями відновлення документів.

Звертатися із запитами на підприємства, де раніше працювали співробітники, в архіви та інші органи, які можуть сприяти в отриманні необхідних даних.

Підтвердження стажу роботи в ліквідованої організації

Якщо підприємство ліквідовано, не варто впадати у відчай – вся інформація про співробітників, їх посадах і стаж роботи зберігається в державному архіві і Пенсійному фонді РФ, так що відновити трудову книжку вдасться. Крім того, за підтвердженням роботи в ліквідованої організації можна звернутися в суд.

Як відновити трудову книжку через Пенсійний фонд?

Для отримання даних з Пенсійного фонду РФ необхідно подати запит – особисто або відправити поштою, краще у вигляді рекомендованого листа з повідомленням про вручення.

На обробку інформації співробітникам Пенсійного фонду дається 10 днів, після закінчення яких вони зобов’язані подати довідки про місця, в яких працював заявник із зазначенням посад і стажу роботи.

Правда, скористатися таким способом можна, якщо мова йде про останні роки (починаючи з 2000-х), коли в Російській Федерації був введений персоніфікований облік трудової діяльності кожного громадянина.

Поновлення за рішенням державний архів

Як відновити втрачену трудову книжку через держархів?

Для того щоб отримати необхідні відомості з державного архіву, слід звернутися туди з відповідною заявою.

Після обробки інформації працівники установи зроблять виписку з документів і видадуть довідку, на підставі якої можна буде підтвердити втрачені дані – посади і кількість років, які пропрацював позивач на конкретному підприємстві.

Звернення до суду з питань відновлення втраченої трудової книжки

Відповідно до російського законодавства, роботодавець не має права відмовляти працівникові у відновленні даних трудової книжки. Якщо подібний факт має місце, громадянин має право звернутися за допомогою до судових інстанцій.

Також звернення до суду може знадобитися в тому випадку, якщо в архіві не опиниться необхідних документів про діяльність підприємства. Така картина може спостерігатися на підприємствах, які вели свою діяльність в період «лихих 90-х», коли надання інформації в архіви законодавчо не регламентувався. Це ж стосується організацій, які працювали за радянських часів і подавали неповні дані про своїх співробітників.

Якщо громадянин зіткнувся з подібною ситуацією, йому слід відстоювати свою правоту в суді.

Для цього в суд за місцем проживання подається заява з проханням встановити факти, що мають юридичне значення.

Як відновити трудову книжку при втраті якщо є ксерокопія? Якщо трудова книжка працівника загублена, то відповідно до вимог пункту 31 Постанови Уряду РФ від 16.04.2003 р «Про трудові книжки» , Він повинен сповістити про це роботодавця негайно, і протягом 15 днів йому зобов’язані оформити новий документ .

Є два варіанти розвитку подій:

1. Видача нового документа.
2. Отримання дубліката втраченого.

Перший спосіб, безсумнівно простіше. У цьому випадку людина подає заяву на ім’я роботодавця і йому оформляється нова трудова книжка.

Такий варіант допустимий для досить молодих людей, адже зараз важливі не записи про стаж, а розмір відраховуються грошових коштів.

Звичайно, якщо співробітник отримав завидний досвід на хорошій посаді в солідній компанії, то ці відомості в особистих інтересах вигідніше відновити.

Людям середнього та старшого віку все-таки отримання нового документа неприпустимо, адже разом із записами про трудовий минулому буде втрачена і надія на гідну пенсію.

Оформлення дубліката в разі втрати оригіналу лягає на плечі винуватця події . Тобто, якщо трудова книжка втрачена роботодавцем, то відновлення документа повинно проводитися виключно його власними силами.

Якщо громадянин змушений займатися відновленням записів про трудовий стаж самостійно, то його доля значно полегшить наявність копії трудової книжки.

Яка потрібна копія?

Чи можна відновити трудову книжку за ксерокопією? Звичайно можна, але варто відзначити, що копія трудової підійде не всяка. Вона повинна бути завіреною. Знати, як повинен виглядати цей документ, корисно кожному працюючій людині, адже в період роботи трудова книжка не видається на руки, а підтверджувати наявність роботи і стаж періодично доводиться, наприклад, при отриманні великого кредиту.

Для видачі копії потрібно звернутися в кадрову службу організації. У великих структурах таке заява подається письмово, на ім’я начальника відділу управління персоналом, в дрібних можна обмежитися усним повідомленням про своє бажання. П.7 Постанови уряду РФ №225 від 16.04.03 р відводить 3 робочих дня для задоволення поданої заявки.

У копії, що має юридичну силу, кожна сторінка повинна містити позначку «Копія вірна», завірена підписом посадової особи та печаткою.

При цьому прізвище заповнює вказується повністю, проставляються ініціали та дата. На останній сторінці повинна проставлятися напис «Працює по теперішній час», яку також запевняють. Таке право має генеральний директор організації, начальник кадрової служби або головний бухгалтер.

Зразок запевнення всіх заповнених аркушів копії трудової книжки:

Допустима ситуація, коли запевняють лише останній аркуш копії, але в цьому випадку всі сторінки повинні зшивати ниткою, кінці якої виводять на останню сторінку і там фіксують невеликим бланком із зазначенням їх кількості та відбитком штампа.

Відновлення трудової книжки за ксерокопією

Що робити якщо втрачено трудова книжка але є ксерокопія? Варто внести ясність в питання правомірності перенесення відомостей про професійну діяльність громадянина на підставі копії трудової книжки.

Закон в цьому відношенні встановлює, що записи можуть проводитися тільки на підставі належним чином оформлених документів .

До цього переліку входять:

1. Примірники трудових договорів.
2. Довідки, отримані у попередніх роботодавців.
3. Рішення суду про встановлення трудового стажу.
4. Виписки з наказів про прийом на роботу (звільнення).
5. Розрахункові книжки по заробітній платі.
6. Довідки з архіву.

Таким чином, копія трудової книжки підпадає під пункт 2, адже якщо її оформили правильно, то записи завірені печаткою організації та підписом посадової особи із зазначенням дати видачі.

Як відновити при втраті?

Відновлювати трудову книжку по її ксерокопії набагато простіше, ніж якби не було підтверджуючих записів ТК. Якщо на руках є завірена копія, непрацюючий громадянин звертається до відділу кадрів останнього роботодавця із заявою про видачу дубліката трудової книжки.

Нерідкі випадки, коли колишній роботодавець відмовляє у відновленні документа.Ці дії суперечать закону і боротися з ними можна шляхом відправки заяви рекомендованим листом з повідомленням.

Після його отримання у роботодавця є 15 днів для оформлення дубліката. Природно, працівники кадрової служби зв’яжуться із заявником з метою уточнити наявність документів, здатних підтвердити трудовий стаж. Оформлений дублікат видається на руки заявникові.

Якщо громадянин працює, йому необхідно надати наявну копію трудової книжки в кадрову службу своєї організації. Видачі дубліката на руки при цьому, природно, не потрібно.

Порядок дій при оформленні дубліката

Щоб уникнути масової плутанини і помилок у заповненні трудових книжок, правила оформлення цього виду документації регламентуються Постановою уряду РФ №225 від 16.04.2003 року , А повноваження надані тільки співробітникам кадрових служб.

У зв’язку з цим, процедура видачі дублікат трудової книжки на підставі копії трудової книжки виробляється інспектором з кадрів, в крайньому випадку, при малому штаті організації – головним бухгалтером.

Крім обов’язкової написи «Дублікат», відмінностей від оригіналу в заповненні титульного аркуша немає.

Зразок правильного заповнення дубліката трудової книжки:

Також слід враховувати, що відомості про освіту, датою народження та інші, вносяться на підставі юридично чинних документів, наприклад, паспорта і диплома, і допускається їх невідповідність зазначеним в копії, адже людина могла уточнити дані про дату свого народження або підвищити рівень освіти.

Записи про трудову діяльність можуть вноситися в дублікат трудової книжки кількома способами:

1. Загальний трудовий стаж працівника . Вказується просто тривалість роботи в роках, місяцях і днях на момент заповнення документа. Без запису найменувань організацій.
2. Безперервний трудовий стаж . В цьому випадку вносяться записи про кожне місце роботи, із зазначенням підприємства і тривалості роботи на ньому.
3. Повне відновлення записів. Найскладніший варіант. Проте, якщо на руках є завірена копія трудової книжки, то краще все-таки вибрати саме його, адже в даному випадку вказуються номера наказів і всі підстави для прийняття на роботу, заохочень, стягнень і звільнень.

На жаль, в законі не вказано, хто саме вибирає варіант заповнення дубліката, тому в разі виникнення суперечок свою позицію відстояти буде складно.

висновок

Від втрати або крадіжки трудової книжки не застрахований ніхто. Звичайно, можна сподіватися на везіння або довірити відновлення своїх документів однієї з численних фірм, що пропонують подібні послуги, але все-таки краще діяти завбачливо і грамотно.

При зміні місця роботи не полінуйтеся замовити в кадровій службі завірену копію трудової книжки.

Процедура ця безкоштовна і займе мінімум часу. У разі втрати оригіналу, ця копія дозволить зберегти масу нервів і часу, особливо якщо трудова діяльність громадянина охоплює кілька регіонів РФ.

Профілактика завжди дешевше і вигідніше, ніж ліквідація наслідків, тому якщо ви не втратили свою книжку, зробіть її нотаріально завірену копію. Якщо ж неприємність вже трапилася, то вам доведеться її самостійно відновлювати.

Процес відновлення трудової книжки – це не складне, але трудомістка захід, що вимагає величезного терпіння. Щоб відновити трудову книжку ви повинні відвідати всі місця своєї колишньої і бажано в хронологічному порядку. У відділі кадрів цих установ вам в нову трудову книжку повинні внести дані, що ви в зазначений період були співробітником цієї.

Йдучи на колишнє місце роботи, візьміть з собою паспорт, ваш трудовий договір і всі наявні у вас (довідки, відомості про виплату зарплати і т.д.). Справа в тому, що співробітники відділу кадрів можуть спробувати вам відмовити або відкласти це питання під різними приводами.Найпоширеніші причини – відсутність на місці уповноваженої особи та відсутність у вас всіх потрібних документів. Твердо стійте на своєму, відмовити вам вони не мають права.

Прийшовши на колишнє місце роботи, ви виявили зовсім іншу. Не поспішайте йти. Можливо фірма, в якій ви працювали, просто змінила назву. Можливий варіант, що вона була поглинена більшою компанією. В такому випадку відновлювати дані у вашій трудовій книжці повинен їх відділ кадрів. Тому що перед злиттям документи переміщаються в загальні архіви.

Але що робити, коли фірма, в якій ви відпрацювали кілька років, перестала існувати? При компанії її керівництво зобов’язане передати всю свою документацію в міський архів. Вам залишається тільки дізнатися адресу архіву, і запросити у них довідку про те, що в зазначений період ви були співробітником закрилася фірми.

Якщо ж документів даної фірми в архіві не виявилося, то постарайтеся дізнатися, чи не була фірма перед перейменована. В цьому випадку потрібно запитувати документацію компанії по її останньому назвою.

Але багато збанкрутілі компанії не поспішають передавати свої документи в державні архіви. В цьому випадку свої законні права ви можете відстояти через суд. Зберіть усі наявні у вас документи, безпосередньо або побічно підтверджують, що ви працювали на даному підприємстві. Знайдіть двох колишніх товаришів по службі, готових підтвердити, що ви працювали разом з ними у зазначеній компанії. Керуючись главою 28 Цивільного Процесуального Кодексу РФ, до суду.

Трудова книжка – це офіційний документ, який підтверджує ваш робочий стаж. Важливо, щоб в ній були присутні всі необхідні записи про прийом і звільнення з роботи. Якщо ж вони не були зроблені або книжка взагалі загубилася, то такі записи можна відновити.

Повідомте про те, що книжка загублена або досить сильно пошкоджена, своєму нинішньому роботодавцеві. Саме він повинен буде займатися її відновленням. Їли ви зараз не працюєте, то нову книжку вам оформить ваш останній роботодавець.

Підготуйте документи, що підтверджують ваш робочий стаж. Це необхідно, якщо частина записів в книжці неможливо прочитати через пошкодження або документ повністю загублений. Доказом ваших попередніх місць роботи може бути трудовий договір, якщо він у вас зберігався на руках. Якщо немає, зверніться до Пенсійного фонду, де вам повинні видати довідку із зазначенням інформації про трудовий стаж. Також ви можете особисто зв’язатися з фірмами, де працювали раніше, і отримати довідки безпосередньо звідти.

Як відновити трудову кніжку- якщо вона загублена ? Питання, яке хвилює кожного, хто зіткнувся з втратою цього документа на роботі або по власну неуважність. Нижче ми розповімо, як можна відновити трудову книжку і до кого звернутися за інформацією про стаж.

Втратив трудову книжку – як відновити самостійно?

Трудова книжка містить дані про стаж роботи людини у кожного роботодавця, а також і отримати інформацію про пройдені курси підвищення кваліфікації, професійну перепідготовку, нагороди і подяках. Трудову книжку громадянин пред’являє кожен раз, як влаштовується на нове місце роботи, що є для нього основним. Робота за сумісництвом теж може бути занесена в трудову книжку за бажанням працівника.

Незважаючи на те, що чиновники вирішили скасувати в 2017 році трудові книжки, на сьогоднішній день це важливе кадрове документ. Працівник зобов’язаний відновити трудову книжку при втраті.

Питання видачі та заповнення трудових книжок регламентує постанова Уряду РФ «Про трудові книжки» від 16.04.2003 № 225, згідно з яким трудову книжку не можна видавати двічі. При втраті на відновленому документі ставиться запис «дублікат».

Для самостійного вирішення проблеми з втраченої книжкою вам потрібно зібрати документи, що підтверджують факт роботи в організаціях: трудові договори, довідки про загальний стаж, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати (п. 6 Правил, затверджених постановою Уряду РФ від 24.07. 2002 №555 ).

Важливо! Ксерокопія трудової книжки, навіть завірена роботодавцем, в список підтверджуючих документів не входить.

Як бути, якщо підприємство, на якому ви працювали, закрилося? Перш за все, переконайтеся, що компанія саме ліквідувалася, а не пройшла процедуру реорганізації. У разі реорганізації в архіві підприємства зберігаються необхідні документи фірми-попередниці.

А ось при ліквідації компанії колишньому працівникові доведеться податися в госархів- там видадуть довідку про те, де, коли і скільки пропрацював громадянин.

Важливо! При масової втрати трудових книжок – наприклад, якщо компанію пограбували або сталася пожежа, – для відновлення трудового стажу кожного працівника формується комісія з членів профспілки, представників держорганів і роботодавця.

А що робити, якщо у вас немає ніяких документів, які фіксують факт трудової діяльності в конкретній організації? Тоді потрібно йти в суд – на основі свідчень ваших колишніх колег суддя винесе рішення про встановлення трудового стажу. Також відновити трудову книжку можна через Пенсійний фонд і у останнього роботодавця.

Відновлення трудової книжки при втраті – звертаємося до роботодавця

Згідно п. 31 постанови Уряду РФ від 16.04.2003 №225 при втраті трудової книжки громадянин повинен відразу ж звернутися до роботодавця за останнім місцем роботи – саме він зобов’язаний оформити дублікат документа, незалежно від того, чи працює зараз у нього людина або ж давно звільнився (давність терміну звільнення при цьому не має значення).

Увага! При звільненні перевіряйте залишену запис в трудовій книжці і наявність всіх необхідних реквізитів -в іншому випадку трудовий стаж не буде враховуватися.

Детальніше про те, які відомості фіксує кадрова служба в трудовій книжці, розповість публікація.

Роботодавець відновлює трудову книжку після отримання заяви від громадянина. На процедуру відновлення компанії дається 15 днів: громадянин надає документи, що підтверджують трудовий стаж, а роботодавець на їх основі робить записи в дублікаті трудової книжки. Роботодавець уповноважений попросити необхідні дані з попередніх місць роботи (абз. 7 п. 7.2 постанови Мінпраці РФ «Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок» від 10.10.2003 №69).

Однак роботодавець не може внести в дублікат дані про стаж, не підтверджені документально. В такому випадку занести повністю відомості в документ допоможе Пенсійний фонд.

Як відновити трудову книжку через Пенсійний фонд?

ПФР зберігає дані про трудовий стаж громадян. До 2002 року така інформація збиралася фондом на основі записів у трудових книжках – роботодавцям розсилалися запити з вимогою заповнити відомості про трудовий стаж застрахованої за формою СЗВ-К. З 2002 року відомості індивідуального пенсійного обліку фонд надає за формою СЗІ-5.

Щоб сформувати дублікат трудової книжки за допомогою ПФР, потрібно написати заяву про втрату трудової книжки і надати його в відділення фонду за місцем проживання. Протягом 10 днів Пенсійний фонд надасть дублікат на підставі власних даних (постанова Правління ПФР РФ від 31.07.2006 №192п).

Слід при цьому врахувати, що якщо ви працювали на підприємстві неофіційно, то відомостей про таке місце роботи у Пенсійного фонду не буде. Пам’ятайте про це, коли погоджуєтеся на неофіційне працевлаштування, – в стаж для розрахунку пенсії цей період часу не ввійде.

підсумки

Тепер ви знаєте відповідь на питання, як відновити трудову книжку – якщо вона загублена . Рекомендуємо вам дбайливо ставитися до таких важливих документів, звертати увагу на те, чи зберігає роботодавець трудові книжки належним чином (в окремому сейфі). А також радимо збирати і зберігати в надійному місці трудові договори з кожною компанією, в якій ви працювали.